WEB座席表の効果と問題点について事例をもとにご紹介します
WEB座席表の効果と問題点
フリーアドレスを導入する企業が増えています。
フリーアドレスオフィス化の目的としては、
・オフィスコストの削減 --- 在宅勤務や外出などで会社にいない人の座席を減らしたい
・コミュニケーションの活性化 --- 新しい発想を生み出すには、相互のコミュニケーションが必要
・社員の作業効率向上 --- ひとりひとりの生産性を高めて、業務効率を上げたい
など、コスト削減とともに、いかに社員の能力を引き出して企業としてのレベルを上げていくか、というところではないでしょうか。
フリーアドレスオフィス化の目的としては、
・オフィスコストの削減 --- 在宅勤務や外出などで会社にいない人の座席を減らしたい
・コミュニケーションの活性化 --- 新しい発想を生み出すには、相互のコミュニケーションが必要
・社員の作業効率向上 --- ひとりひとりの生産性を高めて、業務効率を上げたい
など、コスト削減とともに、いかに社員の能力を引き出して企業としてのレベルを上げていくか、というところではないでしょうか。
フリーアドレスオフィスでの座席表のメリット
フリーアドレスオフィスでは毎日座席が変わります。
また、在宅勤務も増えていますので、出社しているかどうかもわかりません。
このため、「人を探す」機能が必要となってきます。これを解決するために、座席表が利用されます。
WEBの座席表であれば、いつでもどこからでも参照できます。
ついでに、離席時の行き先やプロフィール表示などの付加機能を利用することもできます。
また、在宅勤務も増えていますので、出社しているかどうかもわかりません。
このため、「人を探す」機能が必要となってきます。これを解決するために、座席表が利用されます。
WEBの座席表であれば、いつでもどこからでも参照できます。
ついでに、離席時の行き先やプロフィール表示などの付加機能を利用することもできます。
座席表を導入した場合の問題点
座席表は、全員が使ってくれないと効果は半減してしまいます。
「入力がめんどう」などで登録しない人が増えると、座席表で「人を探す」ことができなくなるからです。
導入にあたっては、この問題を懸念されるお客様もいらっしゃいますし、実際にこの理由で導入を見送ったお客様もいらっしゃいます。
ただ、導入されたお客様からのお話を聞く限り、みなさん毎日登録してくれているようです。
みんなが使うことで「メリットがある」ことを実感されているのかもしれません。
「入力がめんどう」などで登録しない人が増えると、座席表で「人を探す」ことができなくなるからです。
導入にあたっては、この問題を懸念されるお客様もいらっしゃいますし、実際にこの理由で導入を見送ったお客様もいらっしゃいます。
ただ、導入されたお客様からのお話を聞く限り、みなさん毎日登録してくれているようです。
みんなが使うことで「メリットがある」ことを実感されているのかもしれません。
問題その１ 座席の解放忘れ
座席の登録を忘れることは少ないようですが、帰宅時や外出時に座席の解放を忘れる方は多いようです。
対策.1 夜間の一括解除
弊社の座席表では、夜間の一括解除機能があるため、解放を忘れても翌日まで残ることはありません。ただ、当日、外出したのに座席がアサインされたまま、などにより席は空いているのに座席表への登録ができない、という状況は時々発生するようです。
対策.2 管理者による開放
管理者向けの機能として座席の開放機能をご用意しています。
この機能を使うと、管理画面から社員の座席を強制解除できます。
ただ、だれかが座席の解放を忘れるたびに管理者に依頼するのは、手間もかかりますし管理者の方の負荷も上がるため、あまり好まれないようです。
対策.3 気づいた人が代理で開放
オフィス内であれば、近くの方が代わりに解放してあげる、という運用も可能です。
カスタマイズとして「代理開放」の機能をご提供しています。
気づいた方が代理で座席を開放できる、誰が解放したかが記録として残る、という機能です。
対策.1 夜間の一括解除
弊社の座席表では、夜間の一括解除機能があるため、解放を忘れても翌日まで残ることはありません。ただ、当日、外出したのに座席がアサインされたまま、などにより席は空いているのに座席表への登録ができない、という状況は時々発生するようです。
対策.2 管理者による開放
管理者向けの機能として座席の開放機能をご用意しています。
この機能を使うと、管理画面から社員の座席を強制解除できます。
ただ、だれかが座席の解放を忘れるたびに管理者に依頼するのは、手間もかかりますし管理者の方の負荷も上がるため、あまり好まれないようです。
対策.3 気づいた人が代理で開放
オフィス内であれば、近くの方が代わりに解放してあげる、という運用も可能です。
カスタマイズとして「代理開放」の機能をご提供しています。
気づいた方が代理で座席を開放できる、誰が解放したかが記録として残る、という機能です。
問題その２ 座席の固定化
フリーアドレスを運用していると、だんだんと座席が固定化してくることがあります。
最初は目新しさも手伝って色々な席で仕事をしていても、自分の居心地のいい場所を見つけるとそこにとどまってしまい、他の席を使わなくなるようです。
運用ルールで対策することもできますが、システムに以下のような仕組みを持たせることも可能です。
対策.1 システムが抽選で座席を決める
いわゆる「くじ引き」方式です。
システムが決めて「その席でないとダメ」というルールにすることもできますが、抽選で席が表示された後に、本人の意思により別の席に変更するようにもできます。
所属する部署により、ある程度、座席の範囲を決めて、毎日の座席の選択(どの席にしようか)をサポートする、という機能です。
対策.2 直近で使用した座席を登録禁止にする
昨日や最近３日間など、直近で使用した座席を登録禁止にします。
座席をクリックしてもエラーを表示して確保できないようにし、同じ席を連続して使用しないようにする方式です。
こちらは、同じ席が登録ができなくなるため他の席を選ばなければならず、少々厳しい制約になります。
最初は目新しさも手伝って色々な席で仕事をしていても、自分の居心地のいい場所を見つけるとそこにとどまってしまい、他の席を使わなくなるようです。
運用ルールで対策することもできますが、システムに以下のような仕組みを持たせることも可能です。
対策.1 システムが抽選で座席を決める
いわゆる「くじ引き」方式です。
システムが決めて「その席でないとダメ」というルールにすることもできますが、抽選で席が表示された後に、本人の意思により別の席に変更するようにもできます。
所属する部署により、ある程度、座席の範囲を決めて、毎日の座席の選択(どの席にしようか)をサポートする、という機能です。
対策.2 直近で使用した座席を登録禁止にする
昨日や最近３日間など、直近で使用した座席を登録禁止にします。
座席をクリックしてもエラーを表示して確保できないようにし、同じ席を連続して使用しないようにする方式です。
こちらは、同じ席が登録ができなくなるため他の席を選ばなければならず、少々厳しい制約になります。
