WEB座席表の効果と問題点について事例をもとにご紹介します



WEB座席表の効果と問題点

最近、フリーアドレスを導入する企業が増えているようです。
フリーアドレスオフィス化の目的としては、
・オフィスコストの削減 --- 外出などで会社にいない人の座席は無駄ですよね
・整理整頓の徹底 --- 机の上に、知らず知らずのうちに不要なものが溜まってくる
・時代は「働き方改革」 --- 人材確保のためにもトレンドには乗っからないと...
などがあるようですが、本質としては、
・コミュニケーションの活性化 --- 毎日同じ席、同じ社員の向かいでは、マンネリ化するでしょう
・社員の作業効率向上 --- 新しい発想を生み出すには、いつも机にかじりついてちゃダメですよね
など、いかに社員の能力を発揮してもらい、企業としてのレベルを上げていくか、というところではないでしょうか。
フリーアドレスオフィスでの座席表のメリット
フリーアドレスでは自分で座席を決める、またはシステムにより座席が指定される、などで毎日座席が変わります。
ですので、「あの人、今日はどこにいる?」とか「課長、今日は出社してるのかな?」などの「人を探す」機能が必要となってきます。これを解決するために、座席表を利用して、座席はどこか、現在何をやっているか、を情報として共有できる仕組みを実現します。
さらに座席表をWEBで実現することにより、いつでもどこからでも参照できることができます。
これがWEB座席表やWEB行き先掲示板になります。
座席表を導入した場合の問題点
座席表は、全員が使ってくれないと効果は半減してしまいます。
各社員が「現在、どこにいるか」を登録していないと、座席表で「人を探す」ことができなくなるからです。
導入にあたっては、この問題を懸念されるお客様もいらっしゃいますし、実際にこの理由で導入を見送ったお客様もいらっしゃいます。
ただ、導入されたお客様からのお話を聞く限り、みなさんは座席表を利用してくれているようです。
みんなが使うことで、人を探すのが楽になる、というメリットを実感されているのかもしれません。
問題その1 座席の解放忘れ
自分の座席を登録することは忘れないようですが、帰宅時や外出時に座席の解放を忘れる方は多いようです。

対策.1 夜間の一括解除
弊社の座席表では、夜間の一括解除機能があるため、解放を忘れても翌日まで残ることはありません。ただ、当日、外出したのに座席がアサインされたまま、などにより席は空いているのに座席表への登録ができない、という状況は時々発生するようです。

対策.2 管理者による開放
管理者向けの機能として座席の開放機能をご用意しています。
この機能を使うと、管理者の方は管理画面から社員の座席を強制解除できます。
ただ、だれかが座席の解放を忘れるたびに管理者に依頼するのは、手間もかかりますし管理者の方の負荷も上がるため、あまり好まれないようです。

問題その2 座席の固定化
フリーアドレスを運用していると、最初のうちは良いのですが、だんだんと座席が固定化してきます。
最初は目新しさも手伝って色々な席で仕事をしていても、自分の居心地のいい場所を見つけるとそこにとどまってしまい、他の席を使わなくなるようです。
こうなるとフリーアドレスを導入した効果が下がりますので、対策を立てなければなりません。
運用ルールで対策するというのも大事ですが、システムに以下のような仕組みを持たせることも可能です。

対策.1 システムが抽選で座席を決める
 いわゆる「ガラガラポン」方式です。
 システムが決めるとはいえ「その席でないとダメ」ということではなく、抽選で席が表示された後に、本人の意思により別の席に変更する、などは可能です。
 所属する部署によりある程度範囲を決めて、毎日の座席の選択(どの席にしようか)をサポートする、という機能です。

対策.2 直近で使用した座席を登録禁止にする
 昨日や最近3日間など、直近で使用した座席を登録禁止にします。
 座席をクリックしてもエラーを表示して確保できないようにし、同じ席を連続して使用しないようにする方式です。
 こちらは、同じ席が登録ができなくなるため他の席を選ばなければならず、少々厳しい制約になります。
会社概要
お問い合わせ
有限会社ホクシス