座席表へのアクセス制限の基本は、IDとパスワードによるログインです。 登録された社員だけが、ログインすることで座席表にアクセスできます。

ログインだけではセキュリティが不安という方や、社内からはログイン無しで座席表を参照したいという方向けには、IPアドレスによる座席表へのアクセス制限ができます。
あらかじめ設定したIPアドレス(社内のネットワークなど)からのアクセスのみを許可し、他からのアクセスを禁止します。

座席表へのアクセスはIPアドレスで社内からのみに制限しながら、一部の機能だけを外部から(社外からやスマホから)アクセスさせることもできます。
このためには、外部からのアクセスオプションを利用します。
外部からのアクセスオプションを使用した場合、
・他の社員のプロフィールは非表示
・全社員データを参照、操作できる管理者機能は利用不可
になります。
在宅勤務の社員からは、
・自分の座席の確保や行き先設定などが可能
・他の社員の座席や行き先を確認可能
になります。

情報を守るという点については、外部からの不正アクセスだけでなく、内部からのデータ流出も考えておかなければなりません。
このためには、流出してもリスクが少ない情報しか登録しないことをお勧めいたします。
たとえば、
・名前は姓のみ(同じ名前なら、例.山田(と)などで区別)
・所属などは社内の略称を使用
・携帯番号や個人のメールアドレスは載せない
などが考えられます。

座席表を社内サーバに設置すると、他の社内システムと同等のセキュリティが確保できます。
このためには、座席表を社内サーバにインストールしたり、社内でシステムの保守を行なう必要がありますが、座席表を自由にカスタマイズすることもできるようになります。

この場合には追加コストもかかりますので、ご希望の方はご相談ください。