WEB座席表へのアクセスやセキュリティ確保について、お勧めしている運用方法をご紹介いたします



WEB座席表へのアクセス、セキュリティ

WEB座席表へのアクセス
WEB座席表ではクラウドサービスの利点を生かして、出勤前や外出時、社内でも会議室内などから、個人のPCやスマホでアクセスすることが可能です。
座席表には社員のプロフィール表示機能などもありますので、外部の方から情報を参照されることも考えておきましょう。このためには、「外部の方に見せたくない情報は何か」を明確にしておくことが重要です。
ログイン
座席表に登録された社員だけが、ログインすることで座席表にアクセスできる仕組みです。登録されていない方はログインできないため座席表を参照することができません。

ただ、座席表へのアクセスは、社外の取引先やパートナーの方、座席表を利用していない社内他部門の方からもできるようにすることで業務効率を上げることができますので、ログインなしでも参照だけはできるようにしたい、というご要望はよくお聞きします。
このためには、次の「IPアドレスでの制限」が有効です。
IPアドレスでの制限
IPアドレスにより座席表のアクセスを制限することができます。
この方法ですと、あらかじめ設定したIPアドレス(社内のネットワークなど)からのアクセスのみを許可し、他からのアクセスを禁止することができます。
ある範囲で自由にアクセスさせながら、ログインと組み合わせることで以下のようなことが可能になります。

■外部の方が「社内」のPCなどから利用
 座席表の参照や社員の検索、社員のプロフィールを確認できます。
■社員の方(ログインして利用)
 座席表の参照や社員の検索、社員のプロフィール確認に加えて、行き先の登録や、自身のプロフィール内容の変更ができます。

この場合には、アクセスは社内からのみに限定されるため、社外からのアクセスはできません、また社内であってもスマホなど社外のネットワークを使って座席表にアクセスすることもできません。(スマホから社内ネットワークにアクセスできる場合を除く)
機能を絞って社外からのアクセスを許可
WEB座席表はクラウドサービスですので社外からのアクセスも可能です。
このため、
・出勤前にスマホなどから、座席をアサインしたい
・急な予定が入ったので、外出先から行き先掲示板に書き込みたい
・座席の開放を忘れたので、自宅から解放したい
などのご要望もでてまいります。
 このためには、社内からのアクセス(すべての機能を利用可能)と、社外からのアクセス(利用できる機能は制限される)の二つをご用意することも可能です。(二つのサイトが必要となります)

公開してよい情報しか載せない
これ以外に、「公開してよい情報しか載せない」ということにして、アクセス制限をかけないという方法もございます。
もちろん、情報の追加や変更などについてはログインが必要ですが、参照だけなら「誰でも、どこからでも自由」にできます。
このためには、
・名前は姓のみ(同じ名前なら、例.山田(と)などで区別)
・所属などは社内の略称を使用
・携帯番号や個人のメールアドレスは載せない
などの対策が必要です。
「誰でも見ることができる」ということですと不安になる方もいると思いますが、「どこからでも見ることができる」という利便性を重視するやり方で、実際にこの方式で運用されているお客様もいらっしゃいます。

機能の追加や修正が可能
お客様のご要望に合わせてカスタマイズ(機能の追加や修正)を行なっています。
セキュリティ確保についても、お客様のご要望についてお応えします。
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