新しいシステムの開発を開発会社に依頼する場合、「ここぞ」とばかりにたくさんの機能を盛り込むお客様がいらっしゃいます。
・せっかくシステムを作るのだから
・しばらくはこのシステムを使っていくのだから
など様々な思惑があってのことでしょうが、何でもかんでも詰め込むのはおススメいたしません。

システム化は、業務の効率化やエンドユーザー様へのサービス向上などが目的ですから、そのための機能はしっかり盛り込んでおかなければなりません。とはいえ、実際にシステムを導入したお客様のその後を拝見していると、使われていない機能も少なくありません。
もちろん、お客様の業務も年々変化していきますから、当初利用していたのに現在は使わなくなった機能はあるでしょう。これは仕方のないことです。ただ、当初から「必要なかった」機能というのもあります。また、「無ければ無くてもなんとかなる」機能というものも結構あります。

お客様のシステム開発では、機能は必要であることがはっきりわかってから作るものです。
機能を作りこむためには、そのための要求内容がはっきりとしていなければなりません。
あいまいな要求内容では機能の作りこみはできませんし、作ったとしても「使えない」機能になってしまいます。
理由は、細かな要求仕様がはっきりしていないため、実際の利用方法に合わないからです。
また、将来必要に「なりそう」だから、という考えは大抵当てがはずれます。
こうなると、お金と時間をかけて作ったが使わなかった、ということになってしまいます。

最近見かけた例は、レポートの追加。
いくつかのレポート出力機能を作りこむときに「将来必要になるだろうから」ということで追加したものの、実際に必要になったレポートは集計の方法が少し違いました。
集計項目が足りないのであれば追加処理を組み込むこともできますが、集計方法が違っていたのでプログラムは作り直しです。
つまり、無駄なお金と時間をかけてしまった、ということなのです。

二八の法則というものがあります。(パレートの法則とも言うようです)
会社の売り上げの８割は２割の社員があげている、とか、利益の８割は全体の２割の商品で稼ぎ出している、という法則です。
細かい数字は多少違うと思いますが、この法則はかなり当たっています。
システムの機能についてもこれが当てはまって、日常の業務の８割は２割の機能があれば済んでしまうのです。
残りの８割の機能は、たまに使う、またはほとんど使わない、ものになります。
もちろん、月に一回、または半期に一回しか使わない機能でも、業務上必要なものは準備しておく必要がありますが、無くてもなんとかなる機能は意外に多いのです。

よくあるのが、マスタ管理機能。
例えば、顧客の生年月日を登録するため「明治」「大正」「昭和」「平成」をマスタとして管理しているのですが、このマスタはほとんど変わりません。
数十年に一度、新しい年号が追加されるくらいです。
このために、管理機能(追加機能など)を用意するのは、はっきり言ってムダですね。

上の例は端的な例ですが、探してみると結構でてくるものです。
「数十年に一度」というものは少ないでしょうが、年に一回追加する、というものはそこそこあります。
しかも、機能としては「データベースに１レコード追加すれば終わり」というもので、機能を作るより技術者に依頼して手作業で対応してもらったほうがはるかに安く済むこともあります。

何がこのような状況を作り出しているかというと、原因はトップ(経営者や上司)の考え方にあるように思います。
・システム化に継続的に投資しない
・一度作ったら、しばらくは使い続けなければ元が取れない、と考える
・使いこなせないのは使う人の問題、と考える

実際にシステムを利用して業務をこなしている社員から見れば、
・現場で必要なことを上がよくわかっていない
・あとから言っても、「なんであの時に言わなかったんだぁ」と怒られる
・この機を逃さず盛り込んでおかないと、次はいつになるかわからない
・それまで、この効率の悪い、手間のかかる業務を続けなければならない
というような考えが機能の詰め込みを生んでいるようです。

システムは「大きく考えて、小さく始める」「小さく始めて、大きく育てる」ものです。
予算は限られていますが、ある時期に「ドカッ」と開発するのではなく、スケジュールを組んで順々に実現していくことが基本です。
各開発の段階では、前に実現した機能がどのように使われているかによって、仕様を見直したり開発のスケジュールを入れ替えたりすることもできます。
これにより、要らない機能、使わない機能を開発することも少なくなるはずです。

そのためにも、使っていく中で、必要になってきたものを順次追加する、という考えでシステムを「育てて」いくことをおススメいたします。