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システムを使いこなす 
現在ではSaaSやクラウドなど、様々なシステムやサービスが提供されています。
使う側も、今までのように「独自のシステムを作る」というだけでなく、「あるものを積極的に利用する」ということを考えていかなければならないと思います。
すでに提供されているものをうまく組み合わせて利用していくことで、システムの早期立ち上げやコストの削減が期待できます。
ただ、お客様の業務は百社百様、既にあるもので100%満足できる、ということはありませんので、多少なりともカスタマイズや設定変更などが必要となってきます。

こうして導入したシステムは、初期費用や月単位の運用にコストがかかります。今までのような「独自システムの開発」に比べれば、はるかにコストは抑えられるでしょうが、それでも金額としては小さくはありません。
ですから、とことん活用して支払った費用以上の成果を出さなければもったいないです。某雑誌の連載記事にあったような「動かないシステム」になるなど、もってのほかです。
(もっとも、SaaSやクラウドなどを利用しているのであれば「要らなくなれば、解約する」ということもできますが...。)
システムを使いこなす、とは 
みなさんは、新たなシステムを導入してから、導入後の効果を確認しているでしょうか?
従来のシステムや業務のやり方に比べて「どの程度、効果が上がったか」を調査するということです。
新しいシステムの利用状況や稼働率、改善要望などについてはいかがでしょう?

新しいシステムの導入には何らかの目的があるはずですから、特に調査などを行なわなくても、目的に対する指標(売上げや利益率が上がった、お客様からのクレームが少なくなったなど)で成果が出ているのであれば、システム導入は成功だったと言えるでしょう。
機能や操作性についての不満や改善要望などは、放っておいても利用者から上がってくると思いますので、その都度対応するなり、次期開発項目に挙げておくなどの対策が取れます。
ここまでくれば、大成功なのですが、現実は必ずしもそうならないことが多いようです。

たとえば、
・システムの導入後も、当初の目的はなかなか達成されない。
・かえって、効率が落ちている。
・現場からは問い合わせやクレームが山のように挙がってくる。

システム導入により業務の流れが変わることもありますので、一時的には効率が落ちるのはやむをえない面があります。問い合わせやクレームも増えるでしょう。
しかし、そういう状態がいつまでも続くのであれば、どこかに問題があるはずです。
そもそも、システム納品時に、新しいシステムに関する社内教育や移行テストなどをおこなっているはずですから、混乱は最小限にとどまるはずです。

よくよく調べてみると、「いまでも従来のやり方でやってます。新しいシステムは使いにくいからねぇ、はっはっは!」なんていう話がでてきたり...。
これでは、何のためにシステムを導入したのかわかりません。

システムを使いこなすためには、
・何らかの尺度でシステム導入の結果を計る
・利用状況を随時チェックする
・改善点を拾い出して、次期開発項目に挙げていく
など、導入後のフォローが不可欠です。
システムを使いこなしているか、再度チェック 
会社によって異なりますが、システム導入の目的ははっきりしているはずですから、これによって効果を計るというのが最も理にかなっています。
たとえば、
・売上げ、利益率の向上
・仕入れや納品までの時間短縮
・お客様からのクレーム数低下
・社内の残業時間の削減
などなど

システムによっては上のような指標で計れないものもありますので、以下のような形で把握することも多いと思います。
・部門管理者からの報告
・利用者に対するヒアリング、またはアンケートの実施

また、システムのデータから利用状況を把握することも重要です。
システムは、利用すれば必ずデータが変化します。
・サーバの負荷が増える
・データ量が増える
・データの更新日が新しくなる
・実行ログが増える
データから実際の利用状況などを推し測るには、システム側の知識と業務側の知識の両方が必要なため、あまり活用されていない場合が多いのですが、定期的にこのような調査を実施してみるのも良いと思います。

システムを使いこなすためには、導入後のアフターフォローがとっても大事です。
結構な費用がかかる場合もありますので、あらかじめ検討項目に入れておかなくてはなりませんね。




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